Reception Associate

Over de functie

Als Reception Associate ben je het eerste aanspreekpunt van onze organisatie en zorg je voor een professionele en gastvrije ontvangst van klanten, leveranciers en bezoekers. Je vervult een belangrijke uitvoerende en ondersteunende rol binnen de dagelijkse operatie van Swagelok. De functie heeft een sterk uitvoerend en servicegericht karakter, waarbij je werkt binnen duidelijke processen en afspraken. Je zorgt ervoor dat administratieve en facilitaire werkzaamheden zorgvuldig en correct worden uitgevoerd en draagt bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Je ondersteunt de Services-afdeling bij de planning en administratie van trainingen, verhuuractiviteiten en surveys. Hierbij werk je volgens vaste werkwijzen en stem je bijzonderheden of afwijkingen tijdig af met je leidinggevende.

Jouw kerntaken

• Professioneel aannemen, beoordelen en volgens vaste richtlijnen doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken
• Gastvrij ontvangen en begeleiden van bezoekers, klanten en leveranciers
• Correct en volledig verwerken van administratieve gegevens in systemen zoals HubSpot en SAP volgens afgesproken werkwijzen
• Ondersteunen bij de planning en administratie van trainingen, verhuuractiviteiten en surveys volgens vaste processen
• Verwerken van inkomende en uitgaande post en overige correspondentie
• Inkopen en beheren van kantoorartikelen, catering en andere facilitaire benodigdheden
• Ondersteunen van verschillende afdelingen met administratieve werkzaamheden
• Zorgdragen voor een correcte en actuele vastlegging van gegevens
• Signaleren van afwijkingen of terugkerende problemen en deze afstemmen met de leidinggevende
• Onderhouden van contact met interne en externe partijen om werkzaamheden volgens afspraak te laten verlopen

 Jouw profiel

• Mbo 4 werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met ervaring in een administratieve, facilitaire of receptiefunctie
• Je bent beschikbaar voor 16 uur per week op woensdag en vrijdag
• Je werkt nauwkeurig en volgt procedures en afspraken zorgvuldig
• Je hebt een servicegerichte en klantgerichte instelling en bent representatief in je communicatie
• Je communiceert duidelijk en vriendelijk, zowel mondeling als schriftelijk
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht in je dagelijkse werkzaamheden binnen de afgesproken kaders
• Je werkt prettig samen met collega’s en draagt bij aan een soepel verloop van de dagelijkse operatie
• Je signaleert bijzonderheden en stemt deze tijdig af met je leidinggevende
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en hebt basiskennis van de Engelse taal

Competenties die bij jou passen

• Mondelinge vaardigheden
• Schriftelijke vaardigheden
• Samenwerken
• Kwaliteitsgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Aandacht voor details

Wij bieden

• Goed salaris, afhankelijk van kennis en ervaring.
• 27 vakantiedagen per jaar op fulltime basis.
• Interessante bonusregeling.
• Lunch van de zaak bij aanwezigheid op kantoor.
• Een veelzijdige functie voor 16 uur per week met veel afwisseling en contact met verschillende afdelingen.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
• Pensioenregeling met een substantiële werkgeversbijdrage.
• Een stabiele en professionele organisatie waar kwaliteit, samenwerking en klantwaarde centraal staan.